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Themenreihe FreePBX 15/Asterisk 16-Teil 4.7. Einrichten der Voicemail-Funktion

 

Was wird benötigt?

  • FreePBX (konfiguriert nach Teil 1-3 und Teil 4.5.)

Konfiguration der Anrufbeantworter-Funktion

In der FreePBX-Verwaltungsoberfläche auf den Menüpunkt “Einstellungen” und den Unterpunkt “Anrufbeantworter-Admin” klicken.

Dort auf den Reiter “Einstellungen” und den Unterreiter “E-Mail-Konfig” klicken. Die beiden gekennzeichnen Felder wie folgt ausfüllen:

Server E-Mail: Die Absender-E-Mail-Adresse die im für die FreePBX im Teil 4.5. konfiguriert wurde

Mail-Befehl: /usr/bin/sendmail -t -f E-Mail-Absenderadresse der FreePBX gem Teil 4.5.

 

 

Als Nächstes muss die Nebenstelle konfiguriert werden. Klicken Sie in der FreePBX-Verwaltungsoberfläche unter “Anwendungen” auf den Punkt “Nebenstellen” und öffnen Sie die gewünschte Nebenstelle zur Bearbeitung. Klicken Sie dann in der Nebenstellenkonfiguration auf den Reiter “Voicemail”

Dort folgende Einstellungen in den markierten Feldern vornehmen.

Aktiviert: Ja

Voicemail-Passwort: beliebig

E-Mail-Adresse: E-Mail-Adresse an die die Voice-Mails gesendet werden soll.

E-Mail-Anhang: Ja

Voicemail löschen: Ja

 

Anschließend auf den Reiter “erweitert” klicken und im Abschnitt “Extension Options” den Wert “Ring Time” von “Standard” auf “1” ändern. Dient nur zum Test. Wird am Ende wieder zurückgestellt.

Zum Schluss unten rechts auf “Senden” und oben rechts auf “Apply Config” klicken.

Nun können Sie den Anrufbeantworter testen. Rufen Sie die Nebenstelle über das öffentliche Netz an. Der Anrufbeantworter müsste sich nach ca. 1 Sekunde melden. Warten Sie die Ansage ab und sprechen Sie eine Text auf. Legen Sie anschließend wieder auf. In wenigen Sekunden sollte auf der angegebenen E-Mail-Adresse eine Mail eingehen in deren Anhang sich die Sprachnachricht befindet.

Doppelklicken Sie auf die Sprachnachricht um sie zu öffnen und anzuhören.

Im Moment hört der Anrufer eine computergenerierte Standard-Ansage. Diese kann wie folgt individualisiert werden:

Zuerst benötigen Sie 2 Audio-Dateien im wav-Format.

  1. Datei: Ansage, dass Sie im Moment nicht erreichbar sind
  2. Datei: Ansage, dass SIe gerade telefonieren

Die Einrichtung findet im User Control Panel (UCP (Benutzerkontrollzentrum)) statt (ganz rechter Menüpunkt in der FreepBX-Verwaltungsoberfläche.

Klicken Sie auf diesen Menüpunkt und melden Sie sich an der entsprechenden Nebenstelle mit der Nebenstellenummer als Benutzernamen und dem in der Nebenstellenkonfiguration vergebenen Passwort an.

Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf das “+” Symbol um ein neues Dashboard anzulegen. Vergeben Sie im angezeigten Fenster einen Namen für das Dashboard (z. B. Anrufbeantworter)

Klicken Sie nun auf das “+” Symbol in der linken oberen Ecke um ein neues Widget hinzuzufügen. In dem sich öffnenden Auswahlfenster wählen Sie im linken Bereich “Anrufbeantworter” aus und klicken im rechten Bereich auf den Eintrag “Anrufbeantworter” um diese Funktion dem Dashboard hinzuzufügen.

Danach muss das UCP wie folgt aussehen:

 

Klicken Sie jetzt auf das rot gekennzeichnete Zahnrad-Symbol und im danach angezeigten Fenster auf den Reiter “Greetings”.

Ziehen Sie mit der Maus Ihre wav-Datei mit der Unerreichbarkeitsnachricht auf die graue Fläche unter Unavailable Greeting und die wav-Datei mit der Besetztnachricht auf die graue Fläche unter Busy Greeting. Wenn der Upload der Dateien beendet ist können Sie alle Fenster und auch das gesamte UCP wieder schließen.

Testen Sie den Anrufbeantworter erneut. Sie sollten jetzt als Ansage die Unerreichbarkeitsnachricht hören.

Damit ist die Konfiguration des Anrufbeantworters abgeschlossen.

Wenn das alles funktioniert hat, dann im Reiter “erweitert” den Wert “Ring Time” wieder auf “Standard” stellen. Dann wieder auf “Senden” und “Apply Config” klicken.

Konfiguration der Voicemail-Blaster Funktion

Der Voicemail-Blaster ist ein Sprachnachrichten-Verteiler. Genauer gesagt: Voicemail-Blaster sind Sprachnachrichten-Verteiler-Gruppen.

Eine Voicemail-Blaster-Gruppe hat bekommt eine Nebenstellennummer und jeder Voicemail-Blaster-Gruppe können eine oder mehrere andere Nebenstellen als Gruppenmitglieder zugeordnet werden.

Ruft man eine Voicemail-Blaster-Gruppe an, wird man zur Eingabe einer Sprachnachricht aufgefordert. Nach Abschluss der Nachricht wird diese als Voicemail an alle Mitglieder dieser Voicemail-Gruppe verteilt.

Von Orten, an denen Internet und damit E-Mail, WhatsApp oder ähnliches nicht verfügbar ist, kann man so per Telefon Nachrichten an Personengruppen verteilen, ohne dass deren momentane Anwesenheit wie z. B. bei Telefonanrufen erforderlich ist. Wenn diese Personen sich Ihre Voicemails dann per E-Mail weiterleiten lassen, kann sie zu jeder Zeit und an jedem Ort erreichen.

Vorbereitung

Um eine Voicemail-Gruppe zu erstellen, benötigen wir mindestens zwei Nebenstellen mit aktivierter Voicemail-Funktion. Eine Voicemail-Funktion einer Nebenstelle wurde in diesem Beitrag bereits eingerichtet. Bitte richten Sie jetzt noch die Voicemail-Funktion für die zweite Nebenstelle ein bevor Sie fortfahren.

Zum Einrichten der Voicemail-Blaster-Funktion bitte in der FreePBX-Verwaltungsoberfläche auf “Anwendungen” und in diesem Menü dann auf “Voicemail Blasting” klicken.

Im folgenden Bildschirm dann bitte oben links auf “+ Add VM Blast Group” klicken.

Sie sehen dann die folgende Eingabemaske. Bitte füllen Sie die gekennzeichneten Felder wie folgt aus:

VMBlast Number: gewünschte Nenstellennummer unter welcher diese Gruppe erreichbar sein soll

Beschreibung der Gruppe: Frei wählbar

Audio Label: Hier kann eine Ansage ausgewählt werden. Diese Ansage muss vorher über die FreePBX-Verwaltungsoberfläche über “Administrator / Systemaufzeichnungen” hochgeladen werden.

Für diesen Test empfehle ich die EInstellung “Beep Only-No Confirmation” auszuwählen. Eine Anpassung ist später jederzeit möglich.

Voicemail Box List: Hier werden die Nebenstellen, die dieser Gruppe zugeordnet werden sollen, ausgewählt. Einfach drauf klicken und die Checkboxen der gewünschten Nebenstellen aktivieren.

Default VM Blast Group: Sollten mehrere Gruppen existieren, so kann eine als Default gekennzeichnet werden. Ist eine Gruppe als Default gekennzeichnet, dann werden alle Nebenstellen in denen danach die Voicemail-Funktion aktiviert wird, dieser Gruppe automatisch zugeordnet. Das ist also quasi die Automatik-Gruppe für alle. Wenn sie wollen, dass die Mitglieder Ihrer Gruppe unverändert bleibt, dann müssen Sie hier “Nein” auswählen.

Anschließend unten rechts wieder auf “Absenden” und oben rechts wieder auf “Apply Config” klicken um alle zu speichern.

Damit diese Gruppe auch aus dem öffentlichen Telefonnetz erreichbar ist, muss nun noch eine Inbound-Route erstellt werden, die eine Ihrer öffentlichen Nummern aus diese Voicemail-Blaster-Gruppe weiterleitet.

Dazu öffnen wir in der FreePBX-Verwaltungsoberfläche im Menü Connectivity den Punkt Inbound Routes und klicken oben links auf “+ Eingehende Route hinzufügen”.

Es wird dann folgende Eingabemaske angezeigt:

Die gekennzeichneten Felder bitte wie folgt ausfüllen:

Beschreibung: Frei wählbar

Durchwahlnummer: Die öffentliche Nummer über die Sie Sie Ihre Voicemail-Blasting-Gruppe erreichen wollen. Dies ist also eine der Nummern die Sie von Ihrem Telefonprovider erhalten haben.
Hier ist es wichtig, dass Sie die Nummer im richtigen Format angeben, also so, wie Ihr Provider diese sendet. (siehe Teil 2 oder 3).

Ziel einstellen: Voicemail-Blasting und darunter die gewünschte gruppe auswählen.

Nun testen Sie diese Funktion. Wählen Sie die Nummer Ihrer Voicemail-Blasting-Gruppe. Sie sollten einen Piep-Ton hören, danach können Sie eine Nachricht aufsprechen und anschließend auflegen.

Wenige Sekunden später sollte sich in den beiden E-Mail-Postfächern die Sie in den beiden Nebenstellen angegeben haben je eine E-Mail mit der Sprachnachricht im Anhang befinden.

Fertig.

 

2 Kommentare zu Themenreihe FreePBX 15/Asterisk 16-Teil 4.7. Einrichten der Voicemail-Funktion

  1. Hi, wenn ich den Anrufbeantworter nutzen, will kommt keine “Nachricht” an. Im Protokoll steht:

    NOTICE[24007][C-0000002c] translate.c: 1396 lost frame(s) 1397/0 (slin@8000)->(g722@16000)

    Was kann ich tun?

    1. Hallo,
      ich glaube Du hast meine Anleitung nicht genau nachgebaut. Da kann es auch nicht funktionieren. Mit der Fehlermeldung kann ich leider nicht viel anfangen.
      Wichtig ist das Du alles genau so umsetzt wie von mir beschrieben. Das heisst, angefangen vom gleichen Instalmationsmedium über die genaue Umsetzung der Teile 1-3 bis zur Einrichtung des Anrufbeantworters. Bist Du dabei irgendwo von meiner Beschreibung abgewichen kann es nicht funktionieren. Die Tutorials sind von mir mehrfach getestet und inzwischen haben auch viele andere User ihre Voicemail erfolgreich nach diesem Tutorial eingerichtet. Die funktionieren also.
      Ich kann Dir nur empfehlen alles noch mal genau durchzugehen.
      Ich kann Dir in diesem Fall nur helfen, indem ich mir die Konfiguration selbst mal ansehe. Das wäre aber kostenpflichtig.
      Grüsse

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