Die gegenwärtige Entwicklung der IT im Handwerk und Mittelstand ist u. a. gekennzeichnet durch die Überführung der vorhandenen Papierarchive in digitale Archive.
Bei Steuerprüfungen müssen alle Belege im Original vorgelegt werden. Das bedeutet, dass Belege die das Büro auf elektronischem Wege (z. B. per Mail) erreichen oder verlassen auch elektronisch archiviert werden müssen.
Die Praxis in den Handwerksbetrieben ist aber meistens die folgende:
Fast alle Belege werden seit Jahren bereits elektronisch mit dem PC erstellt. Anschließend werden sie aber auf Papier ausgedruckt und mit der Post versendet oder per Mail versendet und dann beim Empfänger ausgedruckt nur um dann wieder im Papierarchiv zu landen. Das ist uneffektiv und -genau genommen- auch nicht zulässig.
Aber wer will auch einen Teil seiner Belege elektronisch und den anderen Teil in Papierform archivieren nur um bei Steuerprüfungen die geforderten Originale vorlegen zu können.
Die seit 01.01.2017 gültige GoBD schafft hier eine neue Grundlage. Die GoBD fordert die digitale Archivierung aller elektronischen Belege und gestattet ebenfalls die digitale Archivierung der noch vorhandenen Papierbelege (Regel des ersetzenden Scannens). Somit ist es möglich wieder alle Belege gesetzeskonform in einem Archiv aufzubewahren.
Gleichzeitig stellt die Finanzverwaltung auf digitale Prüfungen um und formuliert in der GoBD Grundsätze für die digitale Archivierung um für die digitalen Archive eine entsprechende Revisionssicherheit herbeizuführen. Um diese in der GoBD formulierten Grundsätze einzuhalten ist es zwingend erforderlich ein digitales Dokumentenmanagement-System im Unternehmen einzuführen.
Aus diesem Grund hat die Firma M-Soft für ihre Handwerkersoftware PASST.prime ein solches Dokumentenmanagement-System entwickelt. Es ist speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Firmen zugeschnitten.
Das M-Soft DMS bietet
- Zugriff auf alle Belege direkt aus PASST.prime oder über den Webbrowser
- Verfügbarkeit in allen PASST.prime Modulen
- Führung von
- Baustellenakten
- Bestellakten
- Anlagenakten
- Kunden-/Lieferantenakten
- Belegexport für Steuerberater/Steuerprüfer
- GoBD-Konformität
Das Video stellt das M-Soft DMS detailliert vor, erläutert die Vorteile und zeigt wie einfach es zu bedienen und zu handhaben ist
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