Gemäß den GoBD ist ab 01.01.2017 ist die elektronische Archivierung von E-Mails und digitalen Geschäftsbriefen für Unternehmen und Selbständige unumgängliche Pflicht.
Allerhöchste Zeit sich einmal damit zu befassen, was es mit der GoBD auf sich hat, welche Auflagen den Unternehmen daraus erwachsen und wie diese Auflagen erfüllt werden können.
In dem folgenden Beitrag finden Sie in Form von mehreren Videos alle Informationen zu diesem Thema.
Inhalt
Was sind die GoBD?
Die GoBD legen fest, wie die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) durch Softwaresysteme umgesetzt werden müssen. Das BMF will damit verhindern, dass zu wenig Steuern vereinnahmt werden.
Das Management eines jeden Unternehmens sollte diese Themen nicht auf die leichte Schulter nehmen.
In den GoBD ist u. a. festgelegt, dass die elektronische Langzeitarchivierung von E-Mails seit dem 01.01.2017 für alle Unternehmen und Gewerbetreibende unumgängliche Pflicht ist.
Das folgende Video informiert Sie darüber, was die GoBD sind und welche Möglichkeiten und Verflichtungen den Unternehmen und Selbständigen aus der GoBD entstehen.
Achtung! So können Sie nach dem Start der Video’s in den Vollbildmodus umschalten. Mit der ESC-Taste kommen Sie zurück
Software zur Erfüllung der GoBD
Um die Auflagen, die allen Unternehmen und Selbständigen aus der GoBD entstehen zu erfüllen, wird geeignete Software benötigt. In dem folgenden Video werden die Softwarelösungen
- Exchange Online
- Mailstore und
- ELOxc
vorgestellt. Mit diesen Softwareprodukten können alle Auflagen hinsichtlich der Pflicht zur elektronischen E-Mail-Archivierung erfüllt werden. Sie erhalten weiterhin Preisinformationen und Empfehlungen für Ihre Entscheidungsfindung.
In den folgen Videos werden die im vorhergehenden Video vorgestellten Softwareprodukte ausführlicher erläutert:
Exchange Online
E-Mail-Archivierung mit Exchange Online
Exchange Online ist ein Onlinedienst von Microsoft. Exchange empfängt, versendet und verteilt Ihre E-Mails und archiviert sie gemäß den GoBD vollautomatisch im Hintergrund.
Im folgenden Video erhalten Sie ausführliche Informationen über die Archivierungsfunktionen von Exchange Online.
Produktivitätssteigerung in Ihrem Unternehmen mit Exchange Online
Exchange Online hat leistungsfähige Funktionen für eine bessere Kommunikation mit Mitarbeitern und Kunden und für eine bessere Zusammenarbeit im Team.
Im folgenden Video sehen Sie, wie Sie durch den Einsatz von Exchange Online die Produktivität in Ihrem Unternehmen steigern können.
Mailstore
Mailstore ist eine reine E-Mail-Archivierungslösung. Sie erfüllt alle Auflagen der GoBD.
Mit dem MailStore Server E-Mail-Archiv steigern Sie langfristig die Sicherheit und Verfügbarkeit aller E-Mails in Ihrem Unternehmen. Dabei kombiniert MailStore Server eine leistungsstarke und ausgezeichnete Technologie mit einfacher Bedienung und niedrigen Kosten. Der zertifizierte MailStore Server ermöglicht Unternehmen die vollständige, revisionssichere und nachvollziehbare Archivierung aller E-Mails, dies entspricht den geltenden gesetzlichen Bestimmungen in der D-A-CH-Region. MailStore Server bietet eine dauerhafte Entlastung des Mailservers, vereinfachte Datensicherung, einen schnellen und intuitiven Suchzugriff und vermeidet Datenverluste verursacht durch technische Probleme oder Anwenderfehler.
Im folgenden Video erhalten Sie ausführliche Informationen über Mailstore.
ELOxc
ELOxc die E-Mail-Archivierungslösung von ELO Digital. ELO xc kann als eigenständige Software oder integriert in das Dokumentenmanagementsystem ELOprofessional betrieben werden.
Im folgenden Video erhalten Sie weitere Informationen zu ELOxc.
Rechtliche Aspekte
In diesem Abschnitt geht es um die rechtlichen Aspekte der GoBD. Welche Folgen es haben kann wenn die GoBD nicht erfüllt werden, was zu beachten ist wenn es um die Archivierung privater E-Mail geht und welchen Inhalt eine Verfahrensdokumentation für das “ersetzende Scannen” haben muss.
Folgen bei Nichterfüllung der GoBD
Wenn die GoBD nicht erfüllt werden so kann das ernsthafte Konsequenzen für das Unternehmen und den Geschäftsführer haben.
Im folgenden Video erfahren Sie mehr dazu.
Vorsicht bei der Archivierung privater E-Mails
Oft werden Unternehmenspostfächer von den Mitarbeitern auch für das versenden und empfangen privater E-Mails benutzt. Diese dürfen aber nicht ohne weiteres im Rahmen der digitalen Archivierung im E-Mail-Archiv des Unternehmen abgelegt werden. Hier kollidiert die GoBD mit dem Datenschutzgesetz.
Welche Lösungsmöglichkeiten gibt es für den Konflikt zwischen E-Mail-Archivierung und Fernmeldegeheimnis/Datenschutz? Die FAQ zur E-Mail-Archivierung
Auf der Website http://www.it-recht-kanzlei.de wird detailliert darauf eingegangen, was bei der Archivierung von privaten E-Mails zu beachten ist.
Das Problem: Private E-Mails, die sich in Firmenpostfächern befinden, dürfen gemäß Bundesdatenschutzgesetz nicht ohne weiteres vom Arbeitgeber archiviert werden. Das heißt, man müsste sie vorher aus den Postfächern entfernen. Das geht aber nur manuell. Die GoBD erwartet aber für die Gewährleistung der Revisionssicherheit eine automatisierte Archivierung, also ohne manuelle Eingriffe. Hier gibt es also einen Konflikt der einer Lösung bedarf.
Der Artikel zeigt auf, welche Lösungsmöglichkeiten es für diesen Konflikt gibt.
Zusammenfassend lese ich aus diesem Artikel heraus, dass es für kleine Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl an Mitarbeitern mit E-Mail-Postfächern oder Betriebe in denen nur Familienangehörige arbeiten, wohl am einfachsten ist, gem. §4 BDSG individuelle, freiwillige Einwilligungen der Mitarbeiter zur Archivierung ihrer privaten E-Mails einzuholen und schriftlich zu fixieren. Dies scheint wohl der einfachste Weg zu sein.
In Unternehmen, in denen diese Vorgehensweise nicht praktikabel ist, scheint es wohl das Beste zu sein, ein grundsätzliches Verbot für die private Nutzung der firmeninternen E-Mail-Postfächer auszusprechen. Allerdings ist es hierbei notwendig die Einhaltung dieses Verbotes seitens des Arbeitgebers regelmäßig zu kontrollieren. Das aussprechen des Verbotes allein, ohne Kontrolle der Einhaltung ist unwirksam.
Lesen Sie bitte unter folgendem Link den gesamten Artikel.
Weitere Info’s
Verfahrensdokumentation
Die GoBD schreiben vor, dass der gesamte Prozess der Belegverarbeitung in einer “Verfahrensdokumentation” zu dokumentieren ist.
Unter den nachfolgenden Links finden Sie alles Wissenswerte zur Verfahrensdokumentation
Quelle: GoBD Muster Verfahrensdokumentation – Schelly Steuerberater Hamburg
Quelle: Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage | Steuern | Haufe
Benötigen Sie weitere Informationen, Beratung oder Unterstützung?
Dann schreiben Sie uns einfach eine E-Mail über das Kontaktformular oder hinterlassen einen Kommentar mit Ihren Kontaktdaten.
Weitere Informationen zur GoBD
Die 6 größten Mythen rund um die neuen GoBD
GoBD in der Praxis:
Der PSP-Leitfaden „Die GoBD in der Praxis“ stellt die relevanten Änderungen dar und bietet Hilfestellung für die Umsetzung der BMF-Vorgaben im Unternehmen.
Quelle: GoBD in der Praxis: Leitfaden für die Unternehmenspraxis / PSP München
Quelle: GoBD 2017: darum sollten Sie ab Januar Ihre E-Mails archivieren | Micro Focus Blog
Quelle: Langzeitarchivierung ab 2017 Pflicht: GoBD regeln E-Mail-Archivierung- IT-SERVICE.NETWORK
Quelle: Was sind die GoBD? | Scopevisio Ratgeber
Erklärung
Die Informationen in diesem Artikel wurden mit größter Sorgfalt recherchiert und nach bestem Wissen und Gewissen wiedergegeben. Dennoch können Fehler, Fehlinterpretationen und Irrtümer nicht ausgeschlossen werden und bleiben daher ausdrücklich vorbehalten.
Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar und kann auch keine Rechtsberatung ersetzen.
Neue Kommentare